Procesautomatisering en maatwerksoftware voor het mkb
Procesautomatisering betekent dat software het terugkerende werk overneemt dat nu met de hand gaat, zoals gegevens overtikken of bij elkaar zoeken. Ik begin bij hoe het werk nu loopt, schrap wat niet nodig is en automatiseer daarna in kleine stappen.
Plan een kennismakingWelke processen je kunt automatiseren
Processen met veel herhaling, vaste regels en gegevens die tussen systemen heen en weer gaan. Denk aan offertes opvolgen, gegevens overzetten of terugkerende controles.
Eerst kijk ik naar het werk zelf. Soms zit de winst in een eenvoudiger proces en hoeft er niets geautomatiseerd te worden.
Maatwerksoftware of een bestaande tool
Een bestaande tool of een instelling gaat voor, want die heb je sneller en hij kost minder. Ik bouw pas iets op maat als standaardsoftware het werk niet dekt.
Dan bouw ik het kleinste ding dat het probleem oplost en breid ik uit als het gebruik erom vraagt.
Hoe het gaat en hoe lang het duurt
Het gaat in drie stappen: begrijpen hoe het werk loopt, vereenvoudigen en dan pas automatiseren. Het eerste stuk bouw ik klein, zodat je na een week of twee met echte gegevens kunt zien of het klopt.
Wat moet blijven draaien krijgt een vast aantal uren per maand voor onderhoud, want systemen en leveranciers veranderen.
Een voorbeeld: de cv-tool
Een tool die een vacature naast een cv legt, bracht het werk per vacature van 5 uur terug naar 15 minuten.
De tool herkent de eisen en wensen, legt die naast het cv en maakt een score met onderbouwing. Daarna staan het cv in huisstijl en de gespreksvoorbereiding klaar. De score is een onderbouwde start voor het gesprek.
Wanneer het niet past
Als het werk elke keer wezenlijk anders loopt, of de bouw meer kost dan de herhaling oplevert, raad ik automatiseren af.
Werk met veel menselijk oordeel automatiseer je beter voor een deel: de software doet de standaardgevallen en legt de uitzonderingen aan jou voor.
Veelgestelde vragen
Hoe pak je procesautomatisering aan in het mkb?
In drie stappen: begrijpen hoe het werk echt loopt, overbodige stappen schrappen en pas daarna automatiseren, in kleine stukken die je snel ziet werken. Zo bouw je voor de praktijk, en voorkom je dat een rommelig proces alleen sneller rommelig wordt.
Wat als mijn proces elke keer anders gaat?
Dan automatiseer ik meestal een deel. De software doet de standaardgevallen en legt de uitzonderingen aan jou voor. Loopt het werk echt elke keer anders, dan zeg ik eerlijk dat automatiseren niet loont en kijken we of een eenvoudiger proces genoeg is.
Wat kost procesautomatisering?
Dat hangt af van wat er nodig is. Ik maak vooraf een inschatting in uren per onderdeel, zodat je ziet waar het geld heen gaat. Ik begin liefst klein, met één proces waarvan je snel resultaat ziet. Voor wat moet blijven draaien spreken we een vast aantal uren per maand af.
Hoe lang duurt het?
Dat hangt van het proces af. Ik werk in kleine stukken: na een week of twee staat er een eerste onderdeel dat met echte gegevens een deel van het werk doet. Dan kijken we samen of het klopt. Daarna bouw ik verder of stel ik bij.
Wie houdt het draaiend als het klaar is?
Ik, als je dat wilt. Systemen veranderen, er komt een collega bij of een leverancier past zijn facturen aan. Daarom spreken we een vast aantal uren per maand af voor onderhoud en uitbreiding. Liever elke maand een kleine verbetering dan één groot project dat langzaam veroudert.
Waar ik je verder mee help
Laat me naar je proces kijken
Een half uur naar een proces kijken kost niets en levert bijna altijd iets op, al is het de conclusie dat het prima loopt zoals het loopt.
Plan een kennismakingof mail naar [email protected]